Maitriser la messagerie électronique

Maîtriser sa messagerie électronique

Pour communiquer efficacement par courrier électronique, il faut connaître certains principes. Retour sur les fondamentaux de la messagerie.

Rapide et gratuit, le courrier électronique devient peu à peu notre principal outil de communication écrite. Il faut dire qu’il ne manque pas d’atouts : vite écrit, dénué de fautes d’orthographe grâce au correcteur intégré, il est expédié en un clic et parvient à son destinataire en quelques secondes. Il peut être mis en page, illustré­ d’images et de sons, accompagné de documents joints et envoyé à plusieurs personnes à la fois, et tout ceci gratuitement.

A ceux qui ne maîtrisent pas toutes les fonctions de la messagerie électronique, nous proposons un mode d’emploi détaillé des deux outils les plus utilisés : Windows Live Hotmail et Windows Mail. Mais avant de vous lancer, prenez le temps de lire notre explication sur la différence fondamentale entre ces deux outils.

Windows Live Hotmail : le courrier en ligne

Comme Gmail, Yahoo! Mail ou encore Orange Mail, Windows Live Hotmail est un webmail, c’est-à-dire un gestionnaire de courrier électronique en ligne. Ce n’est pas un logiciel, mais un site : tout se fait à travers la page Web de l’hébergeur à l’aide d’un navigateur Internet. Vous pouvez accéder à votre­ boîte aux lettres depuis n’importe quel PC connecté à Internet,­ simplement en tapant­ votre identifiant et votre mot de passe. Les courriels n’étant pas téléchargés, votre disque dur n’est pas encombré et votre courrier reste à l’abri chez l’hébergeur.

Windows Mail : le courrier à domicile

Windows Mail fait partie des logiciels inclus dans Windows Vista. C’est le successeur d’Outlook Express (livré avec XP) auquel il ressemble beaucoup. Une nouvelle version plus complète du logiciel Windows Live Mail est disponible pour Vista et XP sur www.windowslive.fr/livemail. Avec Windows Mail, lorsque vous relevez vos courriels, ils sont téléchargés par défaut sur votre disque dur. Vos messages restent lisibles même si vous n’êtes plus connecté à ­Internet.

Les principaux composants d'un courriel

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1. Adresse du destinataire

C'est le seul élément indispensable : en effet, même dépourvu d'objet et de contenu, le courriel parviendra à son destinataire si cette adresse est correcte. Si l'adresse se trouve déjà dans votre répertoire, ou si vous l'avez déjà utilisée, vous n'êtes pas obligé de la saisir en entier : à partir des premières lettres tapées, la messagerie vous fait des suggestions dans lesquelles vous n'avez plus qu'à piocher. Vous pouvez saisir plusieurs adresses dans le champ À:, séparées par des points-virgules.

2. Copie à

Dans le champ Cc: (pour Copie carbone), vous inscrivez les adresses auxquelles vous voulez faire parvenir une copie du courriel. Sans en être les destinataires principaux, les personnes concernées recevront le message et seront tenues au courant.

3. Copie masquée

Le champ Cci: (pour Copie carbone invisible) fonctionne comme le champ Cc, avec une différence : chaque adresse qui y figure n'est visible que par son destinataire. Vous transmettez ainsi une copie du message à une ou plusieurs personnes sans que le destinataire principal le sache. En outre, l'intimité de chaque destinataire qui y figure est respectée, car son adresse n'est pas dévoilée aux autres. Par défaut, le champ Cci n'apparaît pas dans l'interface.

Pour l'afficher dans Windows Live Hotmail, cliquez sur Champs Cc/Cci. Dans Windows Mail, choisissez l'option Tous les en-têtes du menu Affichage.

4. Objet du message

Cette indication est facultative, mais il est conseillé d'y préciser le sujet principal du courriel. Le destinataire peut ainsi prendre connaissance du sujet abordé d"un simple coup d'œil.

5. Pièce jointe

Il est possible de rattacher des fichiers de tous types à un courriel. Un peu comme on glisse une photo dans une enveloppe avant d'envoyer un courrier. Démarche à suivre :

– Avec Windows Live Hotmail. Dans le menu Joindre, choisissez Fichiers. Naviguez dans les dossiers pour localiser le fichier, cliquez dessus et validez. Cela fonctionne aussi avec les images, mais un outil spécifique est disponible pour les photos, via l'option Photos du menu Joindre. Elle nécessite l'installation préalable d'un module logiciel (ou plug-in) supplémentaire.
– Avec Windows Mail. Cliquez sur l'icône représentant un trombone, naviguez dans les dossiers pour localiser le fichier, cliquez dessus et validez. Autre méthode possible : ouvrez le dossier de Windows contenant le fichier et faites-le glisser dans le corps du message.

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6. Signature

Une fois les adresses saisies et les pièces jointes ajoutées, tapez le texte du message. Vous pouvez demander l'insertion automatique de divers éléments, comme un lien hypertexte vers une page Web, une citation ou encore une signature définie au préalable. Celle-ci peut bénéficier d'enrichissements typographiques spécifiques.

7. Mise en forme

Grâce à la Barre d'outils de mise en forme, vous pouvez modifier l'apparence d'une partie du texte préalablement sélectionnée : choix d'une police, d'une taille ou d'un style de caractères (ici gras et souligné), alignement des paragraphes, ajout de puces ou de numéros à une liste. Attention, la mise en forme n'est pas possible si vous choisissez le format Texte brut pour vos messages.

Pour modifier ce format dans Windows Mail, choisissez Texte enrichi (HTML) dans le menu Format. Dans Windows Live Hotmail, choisissez Texte enrichi dans le menu du même nom.

8. Correcteur orthographique

Votre messagerie inclut un correcteur qui détecte les fautes d'orthographe. Pour l'activer dans Windows Live Hotmail, cliquez sur Orthographe, puis sur les mots soulignés en rouge pour choisir l'une des corrections proposées. Dans Windows Mail, choisissez Orthographe dans le menu Outils ; le correcteur s'arrête sur chaque mot erroné et vous propose des corrections.

9. Priorité

Si vous souhaitez que votre message se distingue parmi tous les courriels de la boîte de réception de votre destinataire, dans Windows Live Hotmail, cliquez sur le point d'exclamation rouge. Pour revenir à une priorité normale, cliquez sur la flèche bleue. Dans Windows Mail, vous pouvez également choisir une priorité basse, dans le petit menu qui s'affiche lorsque vous cliquez sur la petite flèche vers le bas.

Configurez votre compte de messagerie

Avant de pouvoir recevoir et envoyer du courrier, il faut configurer sa messagerie. Dans le cas d'un webmail, cela se passe sur le site Web de l'hébergeur en suivant les instructions. Avec un logiciel autonome, c'est un peu plus compliqué, car il faut lui donner des informations sur les serveurs de messagerie SMTP (courrier sortant) et Pop (courrier entrant) utilisés. Pour connaître les noms de ces serveurs, consultez les pages d'aide du site Web de votre hébergeur. Dans le cas d'un compte Yahoo! par exemple, cela donne smtp.mail.yahoo.fr et pop.mail.yahoo.fr.

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Voici comment configurer Windows Mail pour accéder à votre courrier. Choisissez Comptes dans le menu Outils. La liste des comptes Internet déjà activés s'affiche ; si elle n'est pas vide (à l'exception du compte Communautés Microsoft), c'est que quelqu'un se sert déjà de cette version de Windows Mail qui ne sépare pas les boîtes de réception des différents utilisateurs. Cliquez sur Ajouter puis sur Compte de messagerie et Suivant. Tapez votre nom ou pseudonyme, cliquez sur Suivant, tapez votre adresse électronique et cliquez sur Suivant.

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Saisissez les noms des serveurs Pop et SMTP et cliquez sur Suivant. Saisissez la première partie de votre adresse (jusqu'à l'arobase @) dans le champ Nom d'utilisateur, puis votre mot de passe. Si vous souhaitez être le seul à pouvoir télécharger votre courrier, décochez la case Mémoriser le mot de passe ; il vous faudra alors saisir votre mot de passe avant chaque téléchargement de nouveaux courriels.

Cliquez sur Suivant puis Terminer. Dans la fenêtre Comptes Internet, cliquez sur votre compte pour l'activer, puis sur Par défaut, si vous voulez qu'il devienne le compte principal. Cliquez sur Fermer puis sur Envoyer/Recevoir (au besoin, tapez votre mot de passe) : votre courrier est téléchargé dans Windows Mail. Si ce n'est pas le cas, c'est qu'une erreur s'est glissée dans les données du compte ; corrigez-la en choisissant Comptes dans le menu Outils, puis en cliquant sur votre compte et sur Propriétés.

Rangez votre courrier

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Créez des dossiers

Dans la colonne de gauche figurent des noms de dossiers servant à classer les courriels. Dans Windows Live Hotmail, cliquez sur Gérer les dossiers pour ajouter, renommer et supprimer des dossiers. Dans Windows Mail, cliquez avec le bouton droit de la souris sur un dossier ; dans le menu contextuel, choisissez Propriétés pour le renommer ou Vider pour effacer son contenu. Pour créer un dossier, cliquez avec le bouton droit sur Dossiers locaux et optez pour Nouveau dossier. Renommez-le Famille, par exemple, pour y ranger le courrier de vos enfants, etc.

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Instaurez des règles de filtrage

Il s'agit maintenant de classer les courriels de votre famille pour les retrouver plus vite. Rangez-les de manière automatique par thèmes ou expéditeurs. Dans Windows Mail, choisissez Règles de message, puis Courrier dans le menu Outils. Cochez la case Lorsque la ligne contient des personnes et cliquez sur contient des personnes dans le cadre Description de la règle. Indiquez les noms ou adresses des personnes concernées, validez. Cochez la case Le déplacer vers le dossier spécifié dans le cadre Sélectionnez les actions pour votre règle, puis cliquez sur Dossier spécifié dans le cadre Description de la règle et sur Famille. Validez.

Dans Windows Live Hotmail, choisissez Autres options dans le menu Options. Cliquez sur Courrier, Tri automatique des messages et Nouveau filtre. Indiquez les conditions de filtrage et l'action à effectuer et cliquez sur Enregistrer.

Filtrez le courrier indésirable

Le spam est l'équivalent numérique de la distribution de prospectus. Votre messagerie contient un outil de lutte contre ces courriels commerciaux non sollicités : lorsqu'elle en détecte un, elle le range dans le dossier Courrier indésirable. Si l'un d'eux échappe à ce contrôle, cliquez dessus avec le bouton droit dans la Boîte de réception, choisissez Courrier indésirable, puis (uniquement dans Windows Mail) Ajouter l'expéditeur à la liste des expéditeurs bloqués. Désormais, les messages provenant de cette adresse seront rangés dans le Courrier indésirable, dont vous effacerez le contenu périodiquement.